立命館大学学友会

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中央事務局

2018年度役員届/継続手続き WEBエントリー

※注意※ ファイルを添付する必要があります。必ずPCから申請を行ってください。

1. はじめに
登録団体制度は、『立命館大学学友会登録団体規定』にあるように、年度更新となっています。登録団体が次年度も登録団体として活動を継続する場合は継続手続きを行わなければなりません。
その際、各団体の状況が登録団体としての基準を満たしているかどうか改めて審査を行います。現在の団体の状況が基準を満たしていないと認められる場合、継続を行うことができない場合もありますので予めご了承下さい。また、いかなる場合があっても期限までに一連の継続手続きが行われない場合は、学友会への登録が次年度において抹消され、登録団体としての地位を失いますので、ご注意下さい。

また、学友会に所属している中央パート・公認団体・同好会・任意団体の皆様は、毎年年度が始まる前に役員届を提出していただく必要あります。本届出は役員の方の情報及び各団体の活動内容を提出していただくもので、普段の連絡や各団体の活動状況を把握するために用います。また本届出は学生オフィスの方と共有させていただき、各種助成金の参考資料としても活用させていただきます。

役員届及び継続手続きともに下記のフォームより提出いただきますよう、お願い申し上げます。

2. 課外自主活動団体の位置づけ
よくある誤解ですが、登録団体にならなければ課外自主活動として活動できないわけではありません。
皆さんが正課の授業外で活動を行おうとすれば、それは既に課外自主活動です。登録団体=サークルという訳ではありません。
もちろん登録団体として登録すると様々な団体の皆さんには様々な権利を持つことが出来ます。施設の利用や、勧誘を行うことが出来ます。しかしそのためには当然義務も発生します。巻末にある「登録団体として守るべきこと」を守っていただかなければ、登録団体として認めることは出来ません。登録団体になれば団体としての義務も増えます。それが煩わしいと感じられるのであれば登録団体ではなく非登録団体として活動されるのも1つです。
以上の点を踏まえて登録団体しての登録を継続するかどうかの判断をしていただければと思います。

3. 継続手続の流れ
役員届および継続手続は以下のステップで成り立っています。

① 部員届をダウンロード・入力
学友会HP上にある「部員届」(本要綱の下)を選択して部員届フォーマットをダウンロードし、フォーマット内の指示に従って部員情報を入力してください。

② 団体コードの確認
例年発生している団体区分などの誤入力を防ぐため、本年度より団体ごとに英字・数字で成り立つ「団体コード」を割り振っております。本要綱の下に団体の所属別にコード一覧をアップロードしておりますので、自団体の所属ファイルをダウンロードし、記載されているコードを確認してください。

③ 役員届・部員届・CircleCollection 掲載内容の提出
役員届および継続手続き・部員届(上記①)・CircleCollection掲載内容を「2018年度登録団体継続手続き WEBエントリー」(本ページ下部)から送ってください。

締切 2018年2月4日(日)23:55 ※厳守

※新役員が決まらない場合について
万が一、2018年の役員がまだ決まっていない場合は現在の代表者のまま手続きを行い、後日役員変更手続きを行ってください。

※コード一覧表に自団体の記載がない場合
万が一、コード一覧表に自団体の記載がない場合は、下記のお問い合わせ先までご連絡ください。

※CircleCollectionについて
本年度も立命館大学では新入生の方を対象にサークル紹介冊子の作成を予定しております。従いまして、紹介のための紹介写真・紹介文等の提供にご協力よろしくお願いいたします。なお、今後の進捗により形態、内容等が変更になる場合がございます。

4. 各手続きの詳細について

部員届について
1. 下載「部員届フォーマット」をダウンロード
2. フォーマット内の指示に従って自団体の全部員の学籍番号・氏名を入力
※ 全ての部員を必ず入力してください。ここで全ての部員が入力されていない場合、様々な不利益が生じる場合があります。
※ ファイル名を「○○(団体名) 部員届」にしてください。

団体コードについて
1. 下載「団体コード一覧」をダウンロード
※ 中央パート、体育会団体、学術団体、学芸団体、登録団体に分かれているため、該当のデータを選択
2. DLしたデータ内から自団体のコードを確認
※ 本部所属団体は公認団体、同好会、任意団体の順に並んでいます。
※ 登録団体はA-Z順、あいうえお順に並んでいます。また、「立命館大学○○」という団体は「立命館大学」の記載がない場合もあります。「Ctrl+F」などで団体名を検索し、確認してください。

継続届について
1. 下載フォームに必要事項を記入
※ 確認した団体コードを該当項目に入力
※ 記入した部員届を該当項目に添付
2. CicleCollectionへの記載内容を記入
3. 申請終了

CircleCollectionについて

入力フォーム下部にCircleCollectionに掲載する紹介用写真や紹介文等を入力する項目がありますので、そちらも記入してください。紹介写真について、団体紹介に紹介する画像(jpeg形式)を1枚用意してください。写真を選択するにあたっては印刷の都合上できるだけ解像度の高いもの(鮮明なもの)をお選び下さい。また活動内容に関わる画像にしてください。集合写真などは避けてください。なお肖像権などに関しては責任を負いません。

5. 変更が出た場合
「2018年度役員届/継続手続き WEBエントリー」の下に別フォームとして「変更手続き 受付フォーム」を設けております。変更があった場合はこちらのフォームよりお手続きください。

6. お問い合わせ先
立命館大学学友会中央事務局 調査企画部
お問い合わせ用アドレス:info@r-circle.net
HP:http://www.ritsumei.club

※ ご質問はメールのみで承ります。
※ 部員届・Circle Collection用紹介写真の添付忘れが多発しておりますので、
提出の際に以上2点が添付されているか必ず確認してください。
※ 期間中に提出をされなかった場合、施設の貸与等が受けられなくなる可能性があります。
※ 入力いただいた内容に変更が出た場合は、「変更手続き 受付フォーム」よりご連絡ください。

2018年度 部員届フォーマット(xlsx形式)

※1月28日追記
登録団体コード一覧を更新しました。

以下が「2018年度役員届/継続手続き WEBエントリー」の受付フォームとなります。

上記の役員届および継続手続きで変更があった場合のみ、下記のフォームから変更内容を届け出てください。
※ 特に変更がない場合は変更手続きは必要ありません。

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